Fynbo TV besøger den kendte forfatter der har udgivet Get Things Done (GTD), David Allen, og han beskriver ofte essensen i GTD som Your head is for having ideas, not holding them – din hjerne er til for at få idéer, ikke til at gå og huske på dem.
I 2 programmer talte vi løst om de 5 trine og hvilke værktøjer der var gode at bruge. I dette program får vi en forklaring på de 5 trin som også er forklaret nedenfor.
1. Indsamle
Hav altid indsamlingsværktøjer (telefon, notesblok eller lignende) ved hånden. Skriv alt ned, der potentielt har betydning for dig, i samme øjeblik som du får tanken. Læg det i din indbakke til senere gennemgang. Vær også opmærksom på dine digitale indbakker, som indsamler automatisk for dig.
2. Afklare
Gennemgå hver eneste af de “løse tråde” i dine indbakker og spørg dig selv: Er dette noget, jeg skal handle på? Hvis svaret er nej, er der 3 muligheder: Smid det ud, læg det i dit arkiv eller på en liste med ting, du vil på et senere tidspunkt men ikke lige nu (“rug på det”).
Hvis svaret er ja, spørg dig selv: Hvad er den næste handling jeg skal foretage mig, for at komme tættere på mål med dette? Hvis handlingen tager under 2 minutter, gør det med det samme. Hvis ikke, spørg dig selv om du er den rette person til at gøre dette og uddeleger hvis det giver mening. Ellers skriver du handlingen ned på en liste med næste handlinger. Til sidst spørger du dig selv, om det ønskede udfald tager mere end en enkelt handling – i så fald noteres dette som et “projekt”.
Skil dig derefter af med den “løse tråd” (lad eksempelvis ikke mailen blive i indbakken).
3. Organisere
Placér resultatet af Afklare-fasen i dit system – hvis du ikke skal handle på tingen, brug et simpelt arkiv-system til arkivering eller placér det på en liste til “ting, du gerne vil på et tidspunkt men lige nu” (Engang/Måske-listen). Hvis du skal handle på det, hav en liste klar til at notere dine næste handlinger. Hvis det drejer sig om et projekt, skriv dette på listen over projekter.
4. Reflektere
En gang om ugen gennemfører du en Ugentlig Gennemgang. Her tager du et skridt tilbage og vurderer alle dine forpligtelser fra et højere perspektiv – arbejder du på de rigtige ting? Til seminarerne plejer vi at beskrive det med dette citat: When you really think once a week, you’re free to trust your spontaneous choices the rest of the time.
5. Udføre
Det er tirsdag, klokken er 10:23, du har 28 minutter til du skal gå mod næste møde og energi-niveauet er på 8/10 – hvad kaster du dig over? Brug dit system til at guide dig i, så du kan arbejde på det mest hensigtsmæssige i et givent øjeblik.
Ved at mestre teknikkerne i de 5 trin har du redskaberne til at opnå kontrol over enhver situation – uanset om det drejer sig om din indbakke, overtagelsen af konkurrenten eller et rodet køkken derhjemme.